Perusahaan perlu mengelola aset lama dengan langkah yang jelas. Renovasi kantor, relokasi, penggantian peralatan kerja, dan perubahan konsep ruangan sering menyisakan meja, kursi, lemari arsip, partisi, komputer, AC, serta perlengkapan lain.
Jika tim membiarkan barang terlalu lama, gudang akan penuh. Akibatnya, ruang kerja menjadi kurang rapi dan tim operasional mendapat pekerjaan tambahan.
Oleh karena itu, prosedur disposal aset perusahaan membantu tim mengatur aset lama dengan lebih terarah. Tim dapat memeriksa kondisi barang, menghitung nilai sisa, memilih jalur pelepasan, dan mencatat transaksi.
Disposal tidak hanya berarti membuang barang. Sebaliknya, perusahaan dapat menjual furniture yang masih baik, mengirim aset ke cabang lain, atau mengelola material rusak melalui mitra daur ulang.
Buat Daftar Inventaris Aset
Pertama, tim administrasi perlu membuat daftar inventaris. Kumpulkan barang lama dari setiap ruang kantor. Kemudian, pisahkan meja kerja, kursi kantor, lemari arsip, partisi, komputer, printer, AC, rak penyimpanan, dan sofa sesuai jenisnya.
Selanjutnya, catat jumlah unit, merek, nomor aset, ukuran, lokasi, tahun pembelian, serta kondisi fisik barang. Data tersebut membantu tim mengecek status aset.
Selain itu, tim dapat memakai daftar ini untuk mencari meja, kursi, atau lemari yang masih bermanfaat bagi cabang lain. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengurangi pembelian furniture baru.
Periksa Kondisi dan Nilai Sisa
Setelah menyusun inventaris, tim perlu mengecek setiap aset secara langsung. Pastikan meja berdiri kokoh, kursi masih nyaman, laci lemari bergerak lancar, partisi tetap kuat, dan perangkat elektronik dapat menyala.
Lalu, tim dapat membagi aset menjadi tiga kelompok: barang layak pakai, barang yang memerlukan perbaikan, dan barang rusak berat.
Berikutnya, tim aset perlu menghitung nilai sisa setiap barang. Pertimbangkan usia pemakaian, merek, material, kelengkapan, jumlah unit, serta kondisi fisik.
Misalnya, meja kayu solid atau besi biasanya memiliki nilai lebih tinggi daripada meja dengan kerusakan berat. Selain itu, tim dapat membandingkan harga furniture sejenis di marketplace atau toko furniture second agar penawaran tetap realistis.
Minta Persetujuan Internal
Sebelum menjual atau memindahkan aset, tim aset harus meminta persetujuan dari pimpinan, manajemen, atau bagian keuangan. Siapkan laporan yang berisi daftar barang, kondisi aset, metode pelepasan, dan perkiraan nilai sisa.
Setelah itu, pihak yang berwenang dapat meninjau laporan tersebut dan memberi persetujuan.
Kemudian, simpan surat persetujuan bersama daftar inventaris sebagai arsip. Jika perusahaan akan melepas komputer, laptop, hard disk, atau perangkat penyimpanan lain, tim IT harus menghapus seluruh data perusahaan terlebih dahulu.
Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga dokumen dan informasi internal.
Pilih Metode Pelepasan
Perusahaan perlu memilih metode disposal berdasarkan jenis serta kondisi aset. Tim dapat menawarkan furniture yang masih baik kepada pembeli barang bekas, toko furniture second, atau calon pembeli melalui marketplace.
Namun, jika cabang lain memerlukan meja, kursi, atau lemari, tim dapat mengirim aset tersebut ke lokasi yang membutuhkan.
Untuk furniture kantor dalam jumlah banyak, perusahaan dapat menghubungi terimabarangbekaskantor.com. Tim jasa dapat melakukan survei, memeriksa kondisi, menawarkan harga, dan mengangkut barang dari kantor.
Sementara itu, perusahaan dapat memilah material dari barang rusak berat sebelum menyerahkannya kepada mitra daur ulang.
Catat Serah Terima Barang
Terakhir, tim harus mencatat setiap serah terima barang. Tuliskan jenis aset, jumlah unit, kondisi, harga transaksi, nama pembeli, jadwal pengambilan, dan metode pembayaran. Selain itu, buat berita acara agar bagian administrasi dan keuangan dapat memperbarui catatan aset.
Untuk mengetahui proses yang lebih lengkap, baca panduan disposal barang bekas perusahaan.
Kesimpulan
Prosedur disposal aset perusahaan membantu perusahaan mengelola aset lama dengan rapi dan aman. Dengan inventaris yang jelas, pengecekan kondisi, persetujuan internal, metode pelepasan yang tepat, serta pencatatan lengkap, perusahaan dapat mengosongkan ruang dan memperoleh nilai dari aset yang masih bermanfaat.
