Ketentuan jam kerja karyawan menjadi acuan perusahaan dalam menentukan berapa lama pekerja menjalankan tugas dalam satu hari dan satu minggu. Pengaturan tersebut penting karena perusahaan perlu menyesuaikan kebutuhan operasional dengan aturan ketenagakerjaan yang berlaku.
Setiap perusahaan dapat memiliki jam masuk dan selesai yang berbeda. Ada perusahaan yang bekerja dari pagi hingga sore, sedangkan bisnis dengan operasional panjang dapat menggunakan sistem shift.
Namun, perbedaan jam operasional tidak berarti perusahaan bebas menentukan durasi kerja tanpa batas. HR tetap perlu memperhatikan jumlah waktu kerja, pola hari kerja, waktu istirahat, dan ketentuan tambahan jika karyawan bekerja melebihi waktu normal.
Durasi Jam Kerja Karyawan
PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur dua pola umum waktu kerja. Perusahaan dapat menerapkan pola enam hari atau lima hari kerja dalam satu minggu.
Untuk enam hari kerja, waktu kerja mencapai 7 jam dalam sehari dan 40 jam dalam seminggu. Sementara itu, pola lima hari menggunakan 8 jam dalam sehari dan 40 jam dalam seminggu.
Artinya, kedua pola tersebut sama-sama memiliki total 40 jam kerja dalam satu minggu. Perbedaannya terletak pada pembagian waktu kerja harian.
Ketentuan tersebut menjadi bagian penting dalam peraturan jam kerja karyawan. HR perlu menjadikannya sebagai acuan ketika menentukan jadwal dan membagi waktu kerja pekerja.
Namun, PP Nomor 35 Tahun 2021 juga memberikan pengecualian bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu. Karena itu, perusahaan perlu memeriksa ketentuan yang sesuai dengan karakteristik kegiatan usahanya.
Ketentuan Waktu Istirahat
Selain waktu kerja, perusahaan perlu memperhatikan waktu istirahat. Pekerja berhak memperoleh istirahat sekurang-kurangnya setengah jam setelah bekerja selama empat jam terus-menerus.
Waktu istirahat tersebut tidak termasuk dalam jam kerja. Oleh sebab itu, HR perlu membedakan rentang keberadaan karyawan di tempat kerja dengan jumlah waktu kerja efektif.
Sebagai contoh, karyawan berada di tempat kerja mulai pukul 08.00 hingga 17.00 dengan satu jam istirahat. Rentang tersebut berlangsung sembilan jam, tetapi waktu kerja efektifnya menjadi delapan jam.
Istirahat mingguan juga perlu masuk dalam pengaturan perusahaan. Untuk pola enam hari kerja, pekerja memperoleh satu hari istirahat mingguan. Sementara itu, pola lima hari kerja memiliki dua hari istirahat mingguan.
Dengan pembagian yang jelas, karyawan dapat memahami kapan mereka bekerja dan kapan memperoleh waktu istirahat.
Penerapan Ketentuan pada Sistem Shift
Perusahaan dengan operasional panjang dapat menggunakan beberapa shift untuk membagi tenaga. Misalnya, perusahaan memiliki giliran pagi, sore, dan malam agar kegiatan tetap berjalan sepanjang hari.
Meskipun menggunakan shift, HR tetap perlu memperhatikan ketentuan waktu kerja. Durasi operasional perusahaan tidak sama dengan durasi kerja setiap karyawan.
Sebagai contoh, perusahaan dapat beroperasi selama 24 jam dengan membagi tenaga ke beberapa kelompok. Setiap kelompok memiliki jadwal masing-masing sehingga seorang pekerja tidak harus mengikuti seluruh waktu operasional perusahaan.
Selain itu, HR perlu memperhatikan pergantian jadwal dan waktu istirahat. Perusahaan juga perlu memeriksa ketentuan kerja lembur jika karyawan menjalankan pekerjaan melebihi waktu kerja normal sesuai kondisi yang berlaku.
Pencatatan Waktu Kerja Karyawan
HR perlu mencatat pelaksanaan waktu kerja agar perusahaan memiliki informasi kehadiran yang terstruktur. Catatan tersebut dapat menunjukkan waktu masuk dan keluar setiap karyawan.
Penggunaan aplikasi absensi dapat membantu perusahaan mengelola informasi kehadiran berdasarkan jadwal masing-masing pekerja. HR kemudian dapat membandingkan jadwal dengan catatan aktual untuk mendukung administrasi waktu kerja.
Misalnya, perusahaan dapat melihat keterlambatan, kepulangan, atau perbedaan antara jadwal dan catatan kehadiran. Jika terdapat waktu kerja tambahan, HR dapat memeriksanya berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Pencatatan yang rapi juga membantu perusahaan melakukan evaluasi terhadap pola kerja. Namun, sistem pencatatan tetap berfungsi sebagai alat administrasi dan tidak menggantikan aturan ketenagakerjaan.
Kesimpulan
Ketentuan jam kerja karyawan mengatur pembagian waktu kerja harian dan mingguan yang perlu perusahaan perhatikan. Secara umum, pola enam hari menggunakan 7 jam sehari dan 40 jam seminggu, sedangkan pola lima hari menggunakan 8 jam sehari dan 40 jam seminggu.
Selain durasi kerja, perusahaan perlu memperhatikan waktu istirahat, sistem shift, karakteristik sektor usaha, serta tambahan waktu kerja. Dengan memahami seluruh unsur tersebut, HR dapat mengatur waktu kerja secara lebih terstruktur dan tetap mengikuti ketentuan yang berlaku.
